Enstitü Sekreteri

 GÖREV VE SORUMLULUKLARI

• Enstitü Müdürü ve müdür yardımcılarının yasalar, yönetmelikler ve ilkeler çerçevesinde verdiği görevleri yerine getirmek.
• Yönetim ile birim arasındaki iletişimi sağlar, birim tarafından yürütülmesi gereken işleri, kanun, tüzük, yönetmelik ile diğer mevzuat kapsamında zamanında, eksiksiz olarak yapar ve yapılmasını sağlar.
• Enstitü kurulu ve Enstitü Yönetim Kurulu gündemini Enstitü Müdürü ile birlikte hazırlamak; Enstitü Yönetim Kurulu ve Enstitü Kurulu’nda raportörlük yapmak; kurul kararlarının yazımını sağlamak ve takip etmek
• Yıllık İdari Faaliyet Raporlarını hazırlamak
• Performansa dayalı  Faaliyet Raporlarını hazırlamak
• Kurum içi ve kurum dışından gelen evrak ve eklerinin havalesini yaparak kaydedilmesini, birim içi yönlendirilmesini sağlamak.

• Uzman ve Akademik personelin sınav işlemlerinin takibi ve sonuçlarının Rektörlüğe       iletilmesini sağlamak ve akademik personelin görev uzatılması için gerekli uyarıları yaparak zamanında yerine getirilmesini sağlamak.

• Enstitünün destek hizmetlerinin yapılmasını ve ihtiyaçlarının karşılanmasını sağlamak.
• Mali işler alanındaki işlerin yürütülmesini sağlamak ve tahakkuk amiri olarak işlemleri yapmak.
• Öğrenci işleri, mali işler, personel işleri, bilgi işlem ve destek hizmetleri birimlerinin çalışmalarını izlemek, koordinasyonunu sağlamak ve değerlendirmek.
• Öğrencilere, yasa ve yönetmelikler çerçevesinde gerekli bilgi akışını sağlamak.
• Kurum içi ve kurum dışı yazışmaların zamanında ve düzenli yapılmasını sağlamak.
• Resmi dosyaların ve tüm yazışma evraklarının arşivlenmesi ve güvenliğini sağlamak
• Bilgi edinme yasası çerçevesinde talep edilen bilgileri vermek
• Enstitünün protokol, ziyaret ve tören işlerini düzenlemek
• Laboratuarlarla ilgili gerekli iş güvenliği tedbirlerinin alınmasını sağlamak.
• Risk yönetimi ve acil durum eylem planlarını hazırlamak ve tedbirlerinin alınmasını sağlamak.
• Dersliklere ait ders araç-gereç ihtiyaçların belirlenmesi ve teminini sağlamak
• Enstitünün  demirbaş, temizlik, kırtasiye, ders araçları vb. tüketim malzemelerinin teminini sağlamak, bakım ve onarımlarını yaptırmak.
• İdari ve yardımcı hizmetler personeli arasında işbölümünü sağlayarak gerekli denetim-gözetimi yapmak.
• İdari personelin izinlerini iş akış süreçlerini aksatmayacak biçimde düzenlemek.
• İdari personelin atanma, kadro, izin, rapor ve diğer özlük haklarını izlemek, bu konularda personelin isteklerini dinlemek, çözüme kavuşturmak.
• İdari personel ile periyodik toplantılar yapmak, görüş alışverişinde bulunmak, birim içinde ve birimler arasında uyumu sağlamak, işlerin organize bir şekilde yürütülmesini müzakere etmek.

• Personel (özlük hakları, akademik personel alımı, süre uzatma, idari soruşturma vb.) işlerinin koordinasyonunu sağlamak ve yürütmek.

• Enstitü bünyesinde birim arşivi oluşturup sorumlusunu belirlemek, arşiv düzeninin sağlamak ve geçmiş döneme ait her türlü evrakın arşiv yönetmelikleri doğrultusunda arşivlenmesini sağlamak

 
YETKİLERİ
 

• Enstitü sekreteri, enstitüde çalışan memur ve hizmetlilerin çalışmalarını izleme ve denetlenmeye, gerektiğinde enstitü müdürüne rapor vermeye yetkili birinci derece sicil amiridir. Aynı zamanda, mali işlerin yürütülmesinde tahakkuk amiridir.
• 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 33.maddesi uyarınca gerçekleştirme görevlisi görevini yürütmek

 
SORUMLULUKLARI
 

• Birimler arası koordinasyonun sağlanması, bütçenin yasa ve yönetmelikler çerçevesinde sevk ve idaresi, kurum içi ve dışı yazışmaların düzenlenmesi, demirbaş ve depo malzemelerinin kontrolü ve güvenliği, yazışma evraklarının arşivlenmesi ve Enstitü görev alanının tamirat ve temizlik işlerinin yürütülmesinden Enstitü müdürüne ve Sayıştaya birinci derecede sorumludur.
• Yapılan işler/işlemler konusunda üst yöneticilere bilgi verir, yapılamayan işleri gerekçeleri ile birlikte açıklar.
• Üst yöneticiler tarafından verilen kanuna uygun diğer işleri yerine getirir

 
BİLGİ KAYNAKLARI

1. 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu,
2. 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu,
   1. 4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu,
   2. 1765 Sayılı Üniversite Personel Kanuınu,
   3. 1750 Sayılı Üniversiteler Kanunu,
   4. 1991 sayılı Üniversite Personel Kanunu,
   5. 2914 sayılı Yükseköğretim Kanunu,
   6. 5018 Sayılı Kanun,
   7. 2843 sayılı Yükseköğretim Kanunu,
   8. 666 KHK ‘ 54.Maddesi,
   9. 5510 sayılı S.S. Genel Sağlık Sigortası kanunu,
   10. 5434 sayılı Emekli Sandığı Kanunu,
   11. Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik,
   12. Ankara Üniversitesi Yazışma ve Evrak/Belge Kayıt İşlemleri Yönergesi,
   13. Başkent Protokol Listesi,
   14. Yükseköğretim Kurumları Yönetici, Öğretim Elemanı ve Memurları Disiplin Yönetmeliği,
   15. Diğer ilgili mevzuatlar.