1.Enstitü Sekreteri
Görevleri :
- Enstitü kurulu ve Enstitü Yönetim Kurulu gündemini Enstitü Müdürü ile birlikte hazırlamak; Enstitü Yönetim Kurulu ve Enstitü Kurulu’nda raportörlük yapmak; kurul kararlarının yazımını sağlamak ve takip etmek,
- Enstitünün destek hizmetlerinin yapılmasını ve ihtiyaçlarının karşılanmasını sağlamak.
- Enstitü Müdürü ve müdür yardımcılarının yasalar, yönetmelikler ve ilkeler çerçevesinde verdiği görevleri yerine getirmek.
- Mali – ayniyat işlerin yürütülmesini sağlamak ve tahakkuk amiri olarak işlemleri yapmak.
- Öğrenci işleri, mali işler, personel işleri, bilgi işlem ve destek hizmetleri birimlerinin çalışmalarını izlemek, koordinasyonunu sağlamak ve değerlendirmek.
- Öğrencilere, yasa ve yönetmelikler çerçevesinde gerekli bilgi akışını sağlamak.
- Kurum içi ve kurum dışı yazışmaların zamanında ve düzenli yapılmasını sağlamak.
- Resmi dosyaların ve tüm yazışma evraklarının arşivlenmesi ve güvenliğini sağlamak.
Yetkileri :
Enstitü sekreteri, enstitüde çalışan memur ve hizmetlilerin çalışmalarını izleme ve denetlenmeye, gerektiğinde enstitü müdürüne rapor vermeye yetkili birinci derece sicil amiridir. Aynı zamanda, mali işlerin yürütülmesinde tahakkuk amiridir.
Sorumlulukları :
Birimler arası koordinasyonun sağlanması, bütçenin yasa ve yönetmelikler çerçevesinde sevk ve idaresi, kurum içi ve dışı yazışmaların düzenlenmesi, demirbaş ve depo malzemelerinin kontrolu ve güvenliği, yazışma evraklarının arşivlenmesi ve Enstitü görev alanının tamirat ve temizlik işlerinin yürütülmesinden Enstitü müdürüne ve Sayıştaya birinci derecede sorumludur.
2.Özel Kalem
Görevleri :
- Enstitü müdürlüğü ve müdür yardımcılarının evrak ve yazışma organizasyonunun sağlanması,
- Enstitü kurulu ve enstitü yönetim kurulu toplantılarının enstitü sekreterliği ile eşgüdümlü organizasyonu
- Enstitü müdürünce imzalanan yönetim kurulu kararlarının Enstitü sekreterine ve evrak birimine yönlendirilmesi,
- Enstitü müdürü ve müdür yardımcılarının randevu hizmetlerinin yürütülmesi
Çalışma Koşulları :
Enstitü müdürü, müdür yardımcıları, Enstitü sekreteri ve Enstitü Yönetim Kurulu odalarına yakın bir konumda görevini yerine getirir. Günlük çalışma süresi, Enstitü müdürünün çalışma süresine bağlı olarak diğer birimlere göre daha fazla olabilir.
Yetkileri, Sorumlulukları, İlişkili olduğu İç ve Dış Birimler :
Görevinin gerektirdiği yetki ve sorumlulukları, yasa, yönetmelik ve ilkeler doğrultusunda yerine getirir. Birinci derecede ve öncelikli olarak Enstitü müdürüne, ikinci derecede müdür yardımcıları ve Enstitü sekreterine sorumludur. Enstitü içinde diğer tüm birimler, anabilim dalları, Enstitü dışında ise rektörlük ve diğer kurumlarla ilişkisi vardır.
3.Yazı İşleri
Görevleri :
- Enstitü Kurulu yazışmalarının hazırlanması, Enstitü Müdürü ve müdür yardımcılarının yasa, yönetmelik ve ilkeler çerçevesinde vermiş olduğu diğer görev ve sorumlulukların yerine getirilmesi,
- Anabilim dalı başkanlıkları ,dekanlık, rektörlük ve diğer kurumlarla yazışmaların, Müdür ve Müdür Yardımcılarının direktifleri doğrultusunda yürütülmesi,
- Enstitü Yönetim Kurulunca alınan Kararların yazılması ve Enstitü Müdürüne imzaya sunulması,
- Yabancı uyruklu öğrencilerin anabilim dalı ve rektörlük yazışmalarının gerçekleştirilmesi.
4.Personel İşleri
Görevleri :
- Naklen Tayin İle Gelen Akademik Personellerin Göreve Başlama İşlemleri
- Naklen Tayin Giden Akademik Personellerin Görevden Ayrılma İşlemleri
- 2547 sayılı Kanun’un 13/b-4 maddesi gereğince Enstitüde Görevlendirilen İdari Personelin Göreve Başlatılması İşlemleri.
- 2547 sayılı Kanun’un 13/b-4 maddesi gereğince Enstitüde Görevli İdari Personelin Görevden Ayrılış İşlemlerinin Yapılması.
- Akademik ve İdari personel iptal-ihdas tenkis-tahsis işlemleri
- Tahsil Değerlendirmesi
- Enstitümüz Akademik Personelin Görevlendirme Talepleri
- Akademik ve idari Personelin terfi işlemleri
- İzinler (Yıllık İzin, Doğum İzni, Hastalık izni Vb)
- Akademik ve idari personelin Askere Sevk İşlemleri
- Akademik ve idari Personelin Askerlik Hizmeti Değerlendirme İşlemi
- Pasaport İşlemleri
- Öğretim elemanı kadrolarına yeniden atama işlemleri (Süre Uzatma)
- Üniversitemiz Akademik ve İdari Personelin Yurtdışı İzin Talepleri
- Akademik ve idari personelin Görev Yaptığına Dair Belge Talebi
- Hizmet Belgesi Talebi
- Kimlik Kartı Talebi
- Akademik ve İdari Personelin Sigortalı hizmetinin değerlendirilmesi
- Faaliyet Raporları İşlemleri.
- İstifa ve Müstafi Görevden Çıkarma
- Akademik ve İdari Personelden Mal Bildirim Beyannamesi Alınması.
5.Öğrenci İşleri Şefi
Görevleri :
1.Öğrenci işleri personelinin etkili ve uyum içinde çalışmasını sağlamak.
2.Öğrenci işleri bürosu için tanımlanan görevlerin doğru ve zamanında gerçekleştirilmesi için çaba harcamak.
3.Öğrenciler ile ilgili bilgilere ve yönetmelik hükümlerine hakim olmak.
4.Öğrencilere acil durumlarda ve gerektiğinde Enstitü yönetimince belirlenen saatlerde telefonla bilgi vermek.
5.Sorumlu ve görevli olduğu konularda Müdür, Müdür yardımcılarına ve Enstitü sekreterine bilgi vermek ve direktifleri doğrultusunda çalışmak.
6.Öğrenci işleri ile diğer birimler arasında koordinasyonu sağlayarak gerek kendi biriminde gerekse diğer birimlerde işlemlerin doğru ve zamanında yapılmasını sağlamak.
7.Personeli ile bilgi (özellikle Ankara Üniversitesi Eğitim ve Öğretim yönetmeliği maddeleri üzerinde), tutum ve davranışlar konusunda belli aralıklarla eğitim toplantıları düzenlemek.
8.Enstitü müdürünün direktifleri doğrultusunda hazırlanan yazışma evraklarını müdürlük makamına sunmak ve takip etmek.
Yetkileri, Sorumlulukları, İlişkili Olduğu İç ve Dış Birimler :
Büro içinde bulunan personel arasında iş dağılımı yapmak, iş verimleri bakımından kendisine bağlı personelin enstitü müdürü veya enstitü sekreterliğinden alınacak izinlerde olumlu veya olumsuz görüşünün bulunmasıdır. Sorumlu olduğu makamlar, Enstitü Müdür, Müdür Yardımcıları ve Enstitü Sekreteridir.
6.Öğrenci İşleri
Görevleri :
1.Ön kayıt, yeni kayıt, kayıt yenileme işlemlerinin yapılması, gerekli listelerin hazırlanması ve dosyalama işlemlerinin yerine getirilmesi.
2.Öğrencilerin aldıkları notların ve öğrenciler hakkındaki diğer değerlendirmelerin elektronik ortamda dosyalarına işlenmesi.
3.Öğrenciler hakkında alınan yönetim kurulu kararlarının işlenmesi ve birer nüsha halinde dosyalarına yerleştirilmesi.
4.Mezun olan veya kaydı silinen öğrencilerin dosalarının arşive alınması ve fihriste işlenmesi.
5.Mezuniyet belgesi, mezun transkript hazırlanması ve diplomaların düzenlenmesi,
6.Öğrenci karnelerinin ve belgelerinin hazırlanması, öğrencilerle ilgili gerek kurum içi gerekse kurum dışı yazışmaların yerine getirilmesi (askerlik vb.)
7.Öğrenci durumlarının kaydında gözüken aksaklıkların ve noksanlıkların anında giderilmesi.
8.Yönetmelik ve yönetmelik değişiklikleri hakkında bilgi sahibi olunması.
9.Öğrencilerle etkili iletişim kurulması ve öğrenci dosyalarına ve bilgilerine hakim olunması.
10.Enstitü yönetim kurulunda görüşülecek öğrenci dosyalarının belirlenmesi, kartoteks dolaplarından çıkartılması ve öğrenci bilgi formları doldurularak yönetim kurulu’na sunulması.
11.Öğrenci izlem ve kayıt programı “OİBS” verilerinin düzenli işlenmesi.
7.Bilgi İşlem
Görevleri :
1.Bilgisayarlı Lisansüstü Öğrenci İşleri Bilgi ve Kayıt Sistemi (OBS) programının koordinasyonunun ve yürütülmesinin sağlanması,
2.Program açma, kapama ve değişiklik işlemleri ve ders açma, kapama ve değişiklik ile ilgili olarak yapılan çalışmalar.
3.Enstitü web sayfasının güncelleştirilmesi ve takibi, duyuruların yapılması, haberlerin yayımlanması, bilgilendirmeler, yönetim tarafından istenilen evrak ve formların düzenlenmesi, web sitesine aktarımı
4.Enstitünün diğer birimlerine teknik destek verilmesi,
5.Enstitünün istatistiki verilerinin, ilgili rapor ve rehberlerinin hazırlanması,
6.Üniversitemiz Bilgi İşlem Daire Başkanlığı ile iletişim içerisinde mevcut bilgisayar programının güncelliğinin korunması,
7.Tamamlanan tezlerin, YOK Ulusal Tez Merkezi tez kütüğüne işlenmesi, tez numarası verilmesi, tezlerin elektronik ortamda arşivlenmesi.
8.Elektronik ortamda Enstitü yazışmalarının gerçekleştirilmesi.
9.Enstitü Kurulu, Mezuniyet Töreni vb. için gerekli verilerin toplanması, hazırlıkların yapılması ve sunuya yansıtılması
10.Davetiye, katılım belgesi, afiş taslağı vb. hazırlık aşamasının yapılması, gerekli verilerin toplanması ve baskıya hazır hale getirilmesi
11.Toplantı odasında yapılacak ders, sunum, bilgilendirme vb. için bilgisayar, projeksiyon ve odanın hazır hale getirilmesi
12. Diploma ve Diploma eki imza sürecinin işletilmesi, takibi, basımı ve mezunlara teslim edilmesi
8.Mali İşler
Görevleri :
1.Akademik personelin (2547 sayılı Kanun’un 35. maddesi gereğince bir üniversite adına başka bir üniversitede öğretim elemanı yetiştirilmesi amacıyla kadroları geçici olarak üniversitemize tahsis edilen araştırma görevlileri), personel özlük işlemlerini takip etmek, terfilerini düzenlemek, ilgili yazışma ve kararnameleri hazırlamak.
2.Her mali yıl içerisinde Enstitünün bir yıl sonraki bütçesini hazırlamak.
3.Akademik ve idari personelin kendisi ve bakmakla yükümlü olduğu kişilere ait işlemlerinin yerine getirilmesi
4.Enstitü müdür ve müdür yardımcıları, öğretim üyeleri ve araştırma görevlilerininyurt içi ve yurt dışı geçici görev yolluklarını hazırlamak ve Rektörlük ile yazışmaları yerine getirmek
5.Enstitü’nün ihtiyacı olan tüketim malları ve malzemeleri ve demirbaş malzemelerin tekliflerini hazırlamak,satın alınma işlemlerini yerine getirmek ve tahakkuklarını düzenlemek
6.Ambarın sevk ve idaresinin sağlamak; ambara giren her türlü malzemenin muayene komisyonuna muayene ettirilmesi, kaydının tutulması düzenli bir durumda muhafaza edilmesi ve her türlü etkiden zarar görmesini önlemek
7.Enstitü’nün demirbaş defterinin kayıtlarını tutmak, belli zaman süreçleri içinde sayımlarını yapmak ve iki yılda bir Sayıştay’ a rapor şeklinde bildirmek
8.Her ay Enstitü akademik ve idari personelin maaş bordrolarını hazırlamak, tahakkuk işlemlerini yerine getirmek, Rektörlük bütçe Dairesi Başkanlığı onayına sunmak ve ilgili banka listelerini düzenleyerek maaş ödeme bilgilerini ilgili bankaya aktarmak
9.Mali işlemlerde güncelleşen konularda kurslara katılmak, program geliştirmek ve bu programları Enstitü yapısına adapte etmek
10.Sorumlu ve görevli olduğu konularda Müdüre ve yetkili Müdür yardımcısına düzenli olarak ve istenildiğinde bilgi vermek ve direktifleri doğrultusunda çalışmak
Sorumluluk Alanı :
Yolluklar ve tahakkukların hazırlanması, demirbaş ve ambarın sevk ve idaresi. Yurt içi ve dışı geçici ve sürekli görev yolluklarını hazırlamak. Ambar kayıtlarının ve demirbaş kayıtlarının tutulmasını sağlamak. Ayniyatların hazırlanmasını ve takibini yapmak. Sorumlu ve görevli olduğu konularda yetkili müdür yardımcısına ve müdüre düzenli olarak ve istenildiğinde bilgi vermek ve direktifleri doğrultusunda çalışmak. Her mali yıl içerisinde Enstitünün bir yıl sonraki bütçesini hazırlamak. Enstitünün harcama kalemlerini yasa ve yönetmelikler içerisinde kullanımını sağlamak.
Çalışma Koşulları:
Çalışma saatleri içerisinde görevinin başında bulunmak. Tahakkukların zamanında ödenebilmesi için Enstitü Müdürü ve Bütçe Dairesi Başkanlığına karşı sorumludur.
Yetkileri, Sorumlulukları, İlişkili olduğu İç ve Dış Birimleri:
Enstitü Müdürü ve Enstitü Sekreterine karşı sorumludur. Rektörlükte Bütçe Dairesi Başkanlığı, Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı Sigorta İşleri Genel Müdürlüğü ile ilişkilidir.
9.Taşınır İşlemleri
Görevleri:
- Harcama birimlerinin taşınır kayıt işlemlerini Taşınır Mal Yönetmeliği hükümlerine uygun şekilde yapmak üzere görevlendirilir.
- Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutar.
- Tüketime veya kullanıma verilmesi uygun görülen taşınırları ilgililere teslim eder.
- Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için tedbirleri alır.
- Ambar sayımı ve stok kontrolü yapar.
- Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasını yapar, yapılmasına yardımcı olur.
- Yönetim dönemi hesabını hazırlar, taşınır kontrol yetkilisi ve harcama yetkilisine sunar.
10.Evrak Birimi
Görevleri:
- Gelen evrakı kaydetmek, evrak üzerine evrak kayıt numarası vermek ve imza kartonu içinde Enstitü Özel Kalem Birimine ulaştırmak
- Enstitü Müdürünce yönlendirilen evraklar, gelen evrak defterinde evrak takip sütununa işlendikten sonra ilgili birimlere teslim etmek
- Giden evrakı kaydetmek, evrak üzerine sayı ve tarih vermek
- Enstitü birimleri dışına yönlenen evrakların (anabilim dalları, dekanlıklar, rektörlük, postane ve diğer kurumlar) zimmet defterine işlenerek posta memuruna teslim etmek
- Giden evrakların bir kopyası ve diğer evrakları ilgili dosyalara yerleştirmek ve korumak
- Enstitünün arşiv ve dosyalama sistemini ilgili yönetmelikler çerçevesinde düzenlemek ve yönlendirmek
- Duyuruları ilan panolarına asmak ve ilan süresi sonunda toplamak